.
|
Mengirim
E-mail dengan Baik
Sebagian besar dari
Anda tentu sudah tidak asing lagi dalam
melakukan komunikasi dengan fasilitas
e-mail. Walaupun e-mail (sebagian orang
menerjemahkannya menjadi imel) sudah
sedemikian luas penggunaannya dewasa ini,
namun sebagai media komunikasi yang
relatif masih baru, wajar saja bila
sebagian orang masih belum memahami betul
tata cara dan etiket mengirim pesan
melalui media yang menakjubkan ini.
Sebagian orang, masih gamang dan membuat
kesalahan dalam menyesuaikan gaya
komunikasi di media ini karena dalam
komunikasi melalui e-mail kita tidak
memperoleh petunjuk status yang umum
seperti bahasa tubuh, gaya bicara atau
dialek, sehingga yang dijadikan acuan
adalah nama, alamat e-mail dan kemahiran
berkomunikasi tertulis.
Sebenarnya e-mail dipandang sebagai salah
satu bentuk komunikasi yang cenderung
kurang formal (dibandingkan dengan memo
atau nota dinas). Dengan e-mail perbedaan
lokasi dan wilayah waktu tidak begitu
menjadi penghalang, dan orang cenderung
menjadi sederajat-egaliter. Karenanya
Anda tidak harus dituntut selalu formal
dalam mengirim e-mail (namun tentu saja
Anda harus selalu dapat menyesuaikan diri
dengan situasi dan kondisi). Dalam
komunikasi e-mail tidak ada intonasi,
isyarat atau ekspresi verbal lainnya
sehingga apa yang ditulis oleh seseorang
dapat saja disalah interpretasikan saat
dibaca oleh orang lain.
Banyak eksekutif saat ini mengeluh
mengenai banyaknya e-mail yang masuk
dalam mailbox-nya, dan sebagian
besar diataranya masuk dalam kategori junk
mail, seperti penawaran produk,
komentar yang tidak perlu, pesan dengan
tata krama yang buruk, yang bahkan
seringkali dating dari orang yang sama
sekali tidak dikenalnya.
Nah, untuk itu perlu Anda ketahui etika
dan trik mengirim e-mail yang efektif
agar pesan yang Anda kirim dapat diterima
dengan baik oleh si penerima, dengan
senang hati.
Isi Pesan
- Buatlah baris
subjek yang bermakna. Baris
subjek yang berkaitan dengan isi
akan membantu orang beralih ke
konteks yang sesuai sebelum
membaca e-mail tersebut.
- Baris subjek harus
singkat, yang penting memberi
petunjuk tentang apa kira-kira
isi e-mail tersebut.
- Jika suatu e-mail
merupakan balasan dari e-mail
lain, program e-mail biasanya
memberi Re atau RE (singkatan
dari Regarding-Berkenaan
dengan...) diawal baris subjek.
Jika program yang digunakan tidak
memberi Re secara otomatis, ada
baiknya Anda tambahkan.
- Jika informasi
yang Anda berikan tidak perlu
dibalas atau tidak bersifat
gawat, ada baiknya mengawali
subjek dengan FYI: (For Your
Information atau UDK, Untuk
Anda Ketahui).
- Jika informasi
yang gawat atau perlu dibalas
secepatnya, awalan URGENT:
(atau PENTING) dapat ditambahkan,
terutama jika Anda tahu orang
yang Anda kirimi menerima banyak
e-mail. Pelajari fasilitas dalam
program komputer Anda untuk dapat
melakukan ini dengan otomatis.
- Untuk pesan yang
meminta sesuatu, REQ: (Request)
dapat Anda jadikan penanda bahwa
suatu pesan e-mail perlu
ditindaklanjuti.
Mengutip dan Mem-forward
Pesan:
- Jika hendak
merujuk pada e-mail sebelumnya,
Anda harus mengutip secara
eksplisit tulisan e-mail tersebut
sebelum memberi konteks.
- Tanda lebih besar
(>) adalah yang paling umum
dipakai jika seseorang mengutip
kata-kata orang lain di e-mail
sebelumnya.
- Meski kata dalam
jawaban Anda cukup banyak, e-mail
sebelumnya tetap perlu dikutip,
dan pastikan hanya paragraf yang
berhubungan yang Anda kutip untuk
menghemat bandwitdh
pembaca pesan Anda.
Pahami Kemampuan
Orang Lain
Jika Anda tidak mengetahui kesanggupan
program penerima e-mail milik rekan Anda,
pilihlah cara yang aman:
- Jangan menggunakan
teks berformat
- Sebagian program
pembaca e-mail hanya dapat
mengerti tulisan tanpa format.
Huruf miring, cetak tebal dan
pergantian warna akan muncul
sebagai karakter-karakter
tertentu yang seringkali
membingungkan.
- Kirim halaman web
dalam format teks polos, karena
tidak setiap sistem e-mail dapat
link ke program web dengan baik.
- Ketik http:// di
depan URL (Uniform Resource
Locator) atau alamat homepage.
Hindari meletakkan tanda di
sebelah URL atau kutip. Agar
memudahkan rekan Anda jika ingin
memindahkan kata. Letakkan URL
sebisa mungkin dalam baris yang
terpisah.
Lampiran
Hati-hati dengan lampiran. Kalau tidak
perlu sekali, hindari mengirimkan
lampiran dalam e-mail Anda. Tidak semua
program e-mail mampu menangkap lampiran.
Lampiran juga merupakan media yang sangat
efektif dalam menyebarkan virus dan
seringkali membebani bandwitdh lawan
komunikasi Anda.
Kata-kata di layar komputer dengan di
kertas akan tampak berbeda.
Sebagian besar orang lebih sukar membaca
tulisan di layar daripada di kertas,
untuk itu jaga agar semua tetap singkat,
buat baris-baris yang singkat, paragraf
yang singkat dan tulisan yang singkat.
Tanda Baca
Dalam mengekspresikan emosi dalam pesan
yang pendek, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan:
- HURUF BESAR, tanda
SERU (!) untuk menghindari
penekanan kuat atau menunjukkan
ekspresi MARAH. Hindari semua
pesan Anda ditulis dalam HURUF
BESAR.
- Tanda dalam kurung
() untuk "mengucapkan dalam
hati" atau dengan intonasi
yang pelan.
Emoticons (atau Smiley)
adalah salah satu cara lain
mengekspresikan emosi Anda dalam menulis
e-mail. Emoticon adalah serangkaian tanda
baca yang disusun menyerupai wajah
manusia apabila dibaca dengan sudut 90
derajat ke kiri. Berikut diantaranya:
:)
berarti tersenyum.
:-D berarti tertawa
lebar.
:-O berarti
terheran-heran.
:-< berati kecewa.
>:-< berarti marah.
Beberapa variasi kemudian banyak
dikembangkan, seperti:
;-) wajah yang
mengedipkan mata sembari tersenyum.
:-p wajah yang
menjulurkan lidah.
dan masih banyak lagi. Andapun dapat
mengembangkan emoticon sendiri. Semoga
bermanfaat. (dari www.karir.net)
|
